Gestire un archivio cartaceo è un processo oneroso per aziende, società, studi professionali di tutte le dimensioni. Non solo: molto spesso le mansioni di archiviazioni vengono svolte da risorse che non posseggono la professionalità necessaria per gestire al meglio l’attività. Le operazioni di archiviazione vengono svolte sovente, a fine giornata, nei ritagli di tempo oppure quando le pratiche hanno raggiunto volumi importanti generando problematiche altrettanto importanti:
- Smarrimento/distruzione parziale o totale dei documenti
- Rigenerazione dei documenti in copia conforme
- Tempi di ricerca pari al 10/15% del totale delle ore lavorate
- Disomogeneità nelle metodologie di archiviazione e frammentazione degli indici di ricerca.
Il processo di archiviazione diviene in tal modo, centro di inefficienza traducendosi in un costo stimabile nel 15% della retribuzione totale media del personale coinvolto nel processo.
La digitalizzazione e l’indicizzazione documentale, produce numerosi ed immediati vantaggi fra i quali:
- Recupero degli spazi adibiti ad archivio e riqualificazione degli stessi
- Omogeneità dei criteri di archiviazione
- Abbattimento dei costi relativi all’acquisto di carta, consumabili, ecc.
- Immediatezza dell’archiviazione e ricerca dei documenti con conseguente abbattimento dei relativi costi
- Possibilità di condivisione mirata dei documenti con i clienti od ai vari livelli aziendali
- Consultazione dei documenti archiviati da dispositivi mobili quali tablet, smartphone, notebook, ecc
- Riduzione del 99,99% dei rischi inerenti il danneggiamento dei documenti archiviati e del rispetto delle normative privacy vigenti.
Questi sono solo alcuni dei benefici derivanti dall’adozione di un sistema di indicizzazione. Archiviare i documenti in modo digitale rende più ecologica la vostra azienda e ne riduce notevolmente l’impatto ambientale. Per avere la possibilità di fugare ogni vostro dubbio, non esitate a contattarci, risponderemo in modo esauriente e chiaro alle vostro domande.
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