Assistente Virtuale o Virtual Assistent

L'Assistente Virtuale o Virtual Assistant è una figura professionale specializzata in grado di fornire supporto a imprenditori e professionisti da remoto.

Con i termini Assistente Virtuale o Virtual Assistan si intende una figura professionale specializzata, in grado di fornire supporto a imprenditori e professionisti lavorando da remoto. Il lavoro dell'assistente viturale è quindi complesso e delicato.

Con professionalità e serietà, l'assistente virtuale si prende cura di tutte quelle attività strategiche e non, alleggerendo il carico di lavoro del cliente. Con l'aiuto di un nostro assistente virtuale l'imprenditore o il professionista, avrà più tempo a disposizione e si potrà focalizzare sull’andamento del proprio core business e lo sviluppo di nuovi progetti.

Assistente virtuale: Certificazione del servizio

Il nostro team di assistenti virtuali è composto da personale qualificato e specializzato in vari settori: questo ci permette di ottimizzare e semplificare la gestione dei processi di back office e di front office. Il nostro servizio è certificato UNI EN ISO 9001:2015 a garanzia della sua qualità. Non siamo un'assitente virtuale freelance, ma una società solida con un know how di oltre 35 anni nel settore.

Assistente virtuale: cosa fa?

L'assistente virtuale non sostituisce la professionalità e competenza tecnica dell'imprenditore o del professionista, ma si occupa di snellire e rendere più efficienti i processi di gestione dell'ufficio e della segreteria. Ogni nostro cliente sa di poter contare su una consulenza approfondita e professionale, in grado di individuare ed eventualmente creare appositamente il servizio migliore per lo sviluppo della propria attività.

Grazie alle competenze acquisite nel corso degli anni, possiamo affiancare all’attività di assistenza virtuale, un servizio di segreteria presso la sede del cliente.

Le fasi di erogazione del servizio

Al fine di implementare correttamente i servizi di segreteria che siamo in grado di offrire, vi sono delle specifiche fasi progettuali da seguire:

Le Diverse Tipologie di Segreteria Remota

Segreteriea Organizzativa

L'organizzazione della segreteria di una società o uno studio professionale è spesso onerosa in termini di risorse impiegate. Per questo motivo abbiamo pensato ad un insieme di servizi quali:

• Gestione e-mail: rispondiamo alle e-mail e richieste di informazioni di primo livello.
• Gestione calendario appuntamenti: pianificazione di un calendario condiviso di appuntamenti o eventi a cui il cliente intende partecipare.
• Prenotazione pranzi o cene di lavoro: ricerchiamo, in modo accurato, il ristorante più adatto ad ogni occorrenza.
• Prenotazione viaggi: prenotiamo biglietti, hotel, ristoranti e auto noleggio; il cliente non si dovrà occupare di nulla penseremo noi anche alla categorizzazione delle spese.
• Attivazione e gestione videoconferenze, webinar meeting e conference call: organizziamo, dove necessario, riunioni on line tramite sistemi predisposti all’attivazione delle conferenze; forniamo materiale informativo dettagliato per i vostri meeting.
• Gestione corsi: offriamo supporto all’organizzazione di corsi di formazione aziendale contattando docenti, corsisti e gestendo, quando previsto, i vari spostamenti. https://www.ufficioservice.it/servizi/corsi-formazione-aziendale
• Predisposizione presentazioni: creazione diapositive in Power Point, KeyNote, Google Slide.
• Archiviazione documenti: gestione dell’archivio on line attraverso piattaforme digitali e servizi in cloud. https://www.ufficioservice.it/servizi/dematerializzazione-archivi
• Centralino e assistenza di primo livello: rispondiamo e gestiamo le telefonate annunciando e inoltrando solo quelle desiderate, selezioniamo le chiamate in base alle preferenze. Amministriamo le piccole incombenze che il cliente non ha tempo di seguire (es, gestione caldaia, fissare appuntamento con assicuratore ecc.) https://www.ufficioservice.it/servizi/contact-center-call-center
• Prodotti on line: ricerchiamo, selezioniamo ed acquistiamo per vostro conto servizi e prodotti on line in base a criteri di affidabilità e prezzo dei rivenditori.
• Creazione documenti di varia natura: carichiamo articoli nel blog, effettuiamo modifiche ai contenuti del tuo sito, impostiamo gli account di posta, servizi online, ecc., inviamo newsletter, pubblichiamo post sulle tue pagine Social, trascriviamo note vocali, audio e video. Eseguiamo stesure di documenti e creazione di procedure.
• Correzione, trascrizione testi e traduzioni: offriamo servizi di traduzione in diverse lingue, soddisfacendo tutte le esigenze dei clienti lavorando alle traduzioni tecniche scientifiche, mediche, medico legali, ecc. Svolgiamo correzione e trascrizione testi di vario genere. https://www.ufficioservice.it/servizi/traduzione-manuali-tecni

Segreteria e servizi di Amministrazione 

Ci preoccupiamo della gestione amministrativa e contabile della vostra azienda predisponendo tutta la documentazione necessaria da inviare al commercialista/consulente del lavoro:

• Prepariamo preventivi da inviare ai clienti.
• Amministriamo pagamenti, inserimenti e scadenziari di fatture attive e passive.
• Gestiamo pagamenti di utenze e imposte.
• Inviamo contratti e documenti firmati digitalmente attraverso programmi online.
• Gestiamo la parte relativa alle spese e ai vari acquisti inserendo fatture, scontrini e ricevute nel gestionale. Puntualmente ci preoccupiamo dell’invio della documentazione al commercialista.

Assistente virtuale: Competenze tecniche

• Ricerchiamo e formiamo professionisti per una vasta tipologia di impeghi, attività o progetti, con una selezione accurata del personale e delle varie accortezze che tutto questo richiede:
• Provvediamo alla formazione e all'inserimento del personale in base alle richieste del cliente.
• Gestiamo la pianificazione e lo svolgimento di ogni evento predisponendo materiale informativo e coordinando tutte le varie fasi organizzative.
• Attraverso lo studio delle richieste di progetti avanzate dal cliente, siamo in grado di presentare un piano di lavoro dettagliato e curato in ogni sua parte. https://www.ufficioservice.it/servizi/ottimizzazione-processi
• Selezioniamo di personale qualificato per eventi promozionali, congressi, fiere e meeting. https://www.ufficioservice.it/servizi/hostes-convegni-fiere-meetings

Assistente virtuale: gestione blog, social media e e-commerce

Garantiamo una presenza social sempre aggiornata, attiva e coinvolgente aiutandoti con la creazione di campagne pubblicitarie su varie piattaforme social

• Coordiniamo i canali social dell’azienda come Facebook, Twitter, Instagram, Google+, TicToc e YouTube integrandoli con post e contenuti differenti per ogni piattaforma.
• Gestiamo profilo e contatti LinkedIn, servizio web di rete social gratuito impiegato principalmente nello sviluppo dei contatti professionali.
• Seguiamo ogni fase di montaggio e realizzazione di video.
• Creiamo loghi e biglietti da visita/auguri secondo le esigenze e preferenze del cliente.

Contattaci subito per richiedere uno dei servizi di assistenza virtuale per la tua attività o la nostra consulenza dedicata su uno o più aspetti specifici del tuo business.

Il servizio che stai cercando non è tra quelli presentati? Non preoccuparti: possiamo crearlo su misura per te.

Assistente Virtuale Tariffe

I servizi di segreteria, virtuale oppure in sede, sono acquistabili a pacchetti prepagati con un minimo di 10 ore mensili anche una tantum, appalti trimestrali, semestrali o annuali.

Assitente virtuale per professionisti

Studi medici o medico legali: nell'esempio ci basiamo su un professionista singolo che riceve 10/15 pazienti al giorno con una gestione di circa 25/30 chiamate in ingresso, 50 mail giornaliere e una decina di appuntamenti sempre giornalieri. Il processo di evasione è parzialmente automatizzato in modo da ridurre drasticamente le tempistiche delle lavorazioni attraverso l'utilizzo di software già in uso al cliente o di nuova implementazione. Le mansioni che prendiamo in esempio per un servizio entry leve sono:

• Rispondere al telefono durante l’orario di visita o in orari prefissati;
• Gestione e-mail e messaggi;
• Organizzare agenda appuntamenti anche su diversi studi medici e città;
• Remind ai clienti degli appuntamenti compresa la gestione di cancellazioni e ripianificazione;
• Gestione raccomandate ed invio della documentazione ai professionisti.

Il pacchetto corretto per questo genere di mensioni prevede degli skill base, 30 ore mensili 11 mesi anno con un costo per giorno lavorativo inferiore a 35 euro + IVA, comprensivo di tutti gli oneri di gestione (ferie, malattia, corsi sicurezza, visite mediche di idoneità, elaborazione del cedolino paga, sostituzione in caso di maternità, formazione, spese telefoniche, licenze software, manutenzioni ed acquisto hardware, riscaldamento e rafrescamento, quota di occupazione della superfecie produttiva, ecc.).

Assitente virtuale e servizi di segreteria per PMI

Particolarmente adatto per le PMI che intendono afficancare al servizio di segreteria tradizionale altri servizi come il customer care o la gestione dei clienti potenziali. Nell'esempio ci basiamo su una PMI che riceve 120/150 chimate al giorno, 250 email in ingresso e con l'ingresso di una decina di clienti/fornitori a settimana presso i propri uffici. I processi di gestione delle chiamate, asseegnaizone di appuntamento alle figure interne, il sistema di ticketing e la gestione email si intendono già ottimizzati e parzialmente automatizzati. Le mansioni che prendiamo in considerazione nell'esempio sono:

• Gestione e-mail ed assistenza di primo livello
• Customer Care telefonico, attraverso chat, sistema ticketing online, ecc.
• Gestione calendario appuntamenti
• Prenotazione pranzi e cene di lavoro
• Prenotazione trasferte, aeri, treni, pernottamenti
• Attivazione e gestione videoconferenze, webinar meeting e conference call
• Gestione calendario corsi di formazione e remind ai corsisiti
• Predisposizione presentazioni Power Point, Prezi, Key Note
• Archiviazione e digitalizzazione documenti anche onsite
• Smistamento chiamate in ingresso ed in uscita
• Ricerca, selezione ed acquisto di prodotti sugli online store
• Creazione documenti informatici di varia natura
• Correzione, trascrizione testi compresa la loro traduzione

Un paccheto di questo tipo può prevedere un impiego di 100 ore mensili su 11 mesi l'anno con una risorsa con skill di medio livello. Il costo a giornata lavorativa è inferiore ai 130 € + IVA sempre comprensivi dei ogni degli onerei relativi alla totale gestione in autonomia dell'attività.

Assistente onsite/online per PMI e studi professionali

Prendiamo qui in considerazione un servizio che impieghi personale con delle skills di alto profilo per il settore di appartenenza. Oltre alla gestione delle mensioni precedentemente descritte e dei carichi di lavoro considerati, si prevede:

• Redazione di preventivi
• Assistenza di secondo livello ai clienti su prodotti e/o servizi 
• Redazione e gestione ordini presso i fornitori
• Gestione pagamenti,  scadenziario fatture attive e passive.
• Riconciliazione estratti conto
• Compilazione, apposizione firme elettroniche ed invio di contratti
• Gestione e contabilizzazione delle fatture passive, scontrini, pagamenti tramite cassa ed invio al commercialista della documentazione
• Gestione, pianificazione, organizzazione e realizzazione del materiale informativo per eventi, meetings, incontri di ogni genere attraverso lo studio delle richieste avanzate dal cliente.
• Coordinmento dei canali social dell’azienda come: Facebook, Twitter, Instagram, Google+, Linkedin e YouTube. Pianificazione di piani editoriali specifici per ogni piattaforma
• Pianificazione, gestione e utilizzo di piattaforme di lead generation
• Gestione profilo Linkedin con sales navigator per la generazione di lead e gestione attraverso HubSpot o altri strumenti cloud, dei processi di sviluppo della rete commerciale.

In base alla tipologia di skills e di un pacchetto di 120 ore mensili per un'intera annualità, il costo a giornata lavorativa è di circa 190 euro + IVA sempre con l'inclusione di tutti gli onere descritti precedentemente.

Garantiamo la possibilità di modificare il proprio pacchetto di ore mensili a seconda della mole di lavoro del cliente, offrendo una collaborazione flessibile e dinamica. Il periodo di collaborazione dipende dalle esigenze del cliente: possono essere richiesti pacchetti una tantum oppure strutturate collaborazioni che si ripetono per più mensilità.